Orbis blog

Sta je wel eens met je mond vol tanden?

3 november, 2021

Je herkent je er vast wel in; een klant belt en vraagt om een reactie op zijn e-mail naar je collega maar helaas is deze niet aanwezig of bereikbaar. Je kunt ook niet zijn e-mailberichten doorzoeken want je beschikt niet over de toegang of inloggegevens. Je moet de klant het antwoord verschuldigd blijven, hetgeen wellicht grote gevolgen kan hebben en niet professioneel overkomt. Dit is slechts een eenvoudig voorbeeld hoe de afwezigheid van medewerkers negatieve gevolgen kan hebben voor het nakomen van afspraken met relaties. E-mail is persoonlijk: informatie is niet voor alle medewerkers zichtbaar, toegankelijk en transparant. Het is niet eenvoudig te delen en lastig te archiveren. Hierdoor stagneren processen.

De aanwezigheid van een medewerker bepaalt of de werkzaamheden worden uitgevoerd. Dat is toch raar?!

“Wij staan soms met onze mond vol tanden. Een klant belt maar de werknemer die de telefoon opneemt heeft geen direct overzicht van eerder gemaakte afspraken of werkzaamheden.” Wordt veel gezegd in het bedrijfsleven. Een ander veel gehoorde kreet is “Wij vergeten weleens iets. Bijvoorbeeld een klant terugbellen of een offerte sturen.”

Omdat er dagelijks heel wat e-mailverkeer in- en uitgaat, is het niet zo gek dat er weleens iets vergeten wordt. Een klant vraag om een offerte, of een leverancier meldt dat een inkooporder later geleverd zal worden. Door de vele e-mails kan het gebeuren dat op het eind van de dag belangrijke communicaties open blijven staan. De volgende ochtend belanden deze dan weer onderaan de lijst met nieuw binnengekomen e-mail en het wordt vergeten. Gevolg: er ontstaat onnodige stress bij de medewerker en een organisatie kan hierdoor onnodige schade lijden.

De cijfers liegen er niet om!

De cijfers liegen er niet om: Ruim 45% van de medewerkers ervaart stress door het gebruik van e-mail en meer dan 80% van de medewerkers houdt het tempo van binnenkomende e-mail niet bij.
  • Meer dan 13% van alle e-mails zijn irrelevant en doelloos. 13% 13%
  • Bijna 30% van onze werktijd spenderen we aan het lezen, sorteren, archiveren, antwoorden en deleten van e-mail. 30% 30%
  • Het gebruik van e-mail is een hoge kostenpost binnen organisaties. 50% 50%
  • We zijn gemiddeld 3/4 werkdag aan focus en kostbaar tijdsverlies per week kwijt. 75% 75%
  • Meer dan 80% van de medewerkers houdt het tempo van inkomende e-mail niet bij. 80% 80%

Tijd voor een oplossing!

Mail Template registreert alle e-mail centraal in één systeem en koppelt deze automatisch aan de juiste relatie en interne afdeling. Dit systeem is zo ingericht dat e-mail nog steeds persoonlijk en afgeschermd kan blijven, maar veel eenvoudiger te delen is met andere medewerkers of groepen. Er kunnen diverse acties worden uitgezet zoals een terugbelverzoek of een todo. Hierdoor is alle informatie direct beschikbaar, zijn werkzaamheden inzichtelijk en kan er snel gereageerd worden vanuit één centraal systeem. Zo gaat geen enkel detail meer verloren.

Er valt nog veel meer te ontdekken over Mail Template

Vier je vakantie e-mailvrij!

Geen CC of BCC meer! Geen forwards meer!

Ben jij het volgende slachtoffer?

Sta je wel eens met je mond vol tanden?

Zolang je je laat leiden door e-mail, bepaal je niet zelf je agenda

Veel medewerkers verliezen de controle over hun mailbox

E-mail is het grootste datalek binnen organisaties

“Mijn werknemers hebben het druk…” maar waarmee dan?

One tool, Countless Solutions

Orbis Software biedt met het innovatieve RPA Platform de oplossing voor al je vraagstukken omtrent integratie en procesautomatisering. Zonder maatwerk of codeerkennis integreer je vrijwel ieder gewenst systeem, softwarepakket of applicatie met elkaar middels drag’n’drop. Denk aan ERP-systemen, CRM-systemen, webshops, marketplaces, koeriersdiensten, marketingtools en nog veel meer. De standaard beschikbare Documenten- en Rapportagesoplossing is er voor je interne rapportages en met de Alerts & Notificaties functionaliteit zorg je ervoor dat je altijd, overal en real-time op de hoogte blijft van kritische bedrijfsprocessen. Met de web-based Workflows kun je al je bedrijfsprocessen, hoe complex ze ook zijn, volledig zelf inrichten, uitvoeren en beheren en de web-based Portalen zorgen voor een soepele uitwisseling van informatie zowel intern als extern. Ontdek hoe Orbis Software ook jouw organisatie kan helpen door prestaties te verbeteren, efficiëntie te verhogen en kosten te besparen.

Je hebt zojuist een artikel gelezen in de categorie Workflow Platform | Blogs. Maandelijks publiceren we diverse blogs & ebooks. Wil je niets missen van alle nieuws dat we je willen vertellen? Volg ons dan op LinkedIn! Op onze website vindt je meer blogs & ebooks over Integratie & Synchronisatie, Documenten & Rapportages en Alerts & Notificaties.

Heb je een vraag?

Ons support- en salesteam staat voor je klaar.

Sta je wel eens met je mond vol tanden? 1