Mail Template

Ga efficiënter om met e-mail!

Aan het huidige gebruik van e-mail binnen organisaties kleven onnodig veel risico’s en nadelen. Mail Template biedt juist dat ontbrekende puzzelstukje in de zoektocht naar een gestructureerde e-mailomgeving. Mail Template is onderdeel van Workflow Platform.

Mail Template - Workflow Platform
Mail Template - Workflow Platform
Mail Template - Workflow Platform

Eén omgeving waarin al het e-mailverkeer wordt gecentraliseerd

Geen enkel detail gaat verloren

In Mail Template komt e-mail niet langer binnen in iemand zijn persoonlijke mailbox, maar in 1 centraal systeem. Dit systeem is zo ingericht dat e-mail nog steeds persoonlijk en afgeschermd kan blijven, maar veel eenvoudiger te delen valt met andere medewerkers of groepen. E-mail conversaties kunnen ook eenvoudiger aan een ander persoon worden toegewezen. Geen CC of BCC meer! Geen Forwards meer! Conversaties worden netjes samengevat in één werkstroom… Mail Template biedt één omgeving waarin al het e-mailverkeer wordt gecentraliseerd. Zo gaat geen enkel detail meer verloren.

      Centraal registreren en afhandelen van informatie
      Werkzaamheden zijn eenvoudig overdraagbaar
      Betere prioritering en capaciteitplanning
      Gegevens worden automatisch gesynchroniseerd

Het ontbrekende puzzelstukje in de zoektocht naar een gestructureerde e-mailomgeving

Het nieuwe e-mail

Mail Template biedt 1 centraal systeem

In Mail Template komt e-mail niet langer binnen in iemand zijn persoonlijke mailbox, maar in 1 centraal systeem. Dit systeem is zo ingericht dat e-mail nog steeds persoonlijk en afgeschermd kan blijven, maar veel eenvoudiger te delen valt met andere medewerkers of groepen.

Werkzaamheden staan centraal en gestructureerd

E-mail conversaties kunnen ook eenvoudiger aan een ander persoon worden toegewezen. Geen CC of BCC meer! Geen Forwards meer! Weg met mappen, kleuren, vlaggetjes, etc. Conversaties worden netjes samengevat in één werkstroom… Door data te centraliseren gaat geen enkel detail meer verloren.

Alles wordt geregistreerd op relatie

Alle binnenkomende e-mail wordt automatisch aan een relatie en contactpersoon gekoppeld. Zo blijft informatie overzichtelijk en eenvoudiger te raadplegen. Ook uitgaande e-mail kan gekoppeld worden aan een relatie en contactersoon.

De cijfers liegen er niet om

Onderzoeken laten zien dat het echt anders moet

Het huidige gebruik van e-mail kost een organisatie onnodig veel tijd en geld. De gemiddelde medewerker spendeert bijna 30% van zijn werktijd aan het lezen, sorteren, archiveren, antwoorden en deleten van e-mail. Dat zijn maar liefst 13 weken per jaar! En dan hebben we het nog niet over de hoeveelheid stress die wordt veroorzaakt door overvolle e-mailboxen. Het belemmert de ontwikkeling en omzetgroei aanzienlijk. Tijd voor een oplossing!

  • Meer dan 13% van alle e-mails zijn irrelevant en doelloos. 13% 13%
  • Bijna 30% van onze werktijd spenderen we aan het lezen, sorteren, archiveren, antwoorden en deleten van e-mail. 30% 30%
  • Het gebruik van e-mail is een hoge kostenpost binnen organisaties. 50% 50%
  • We zijn gemiddeld 3/4 werkdag aan focus en kostbaar tijdsverlies per week kwijt. 75% 75%
  • Meer dan 80% van de medewerkers houdt het tempo van inkomende e-mail niet bij. 80% 80%

Laat e-mail een integraal onderdeel van je informatiesysteem zijn

Houdt informatie centraal

  • Alles wordt geregistreerd op relatie. Daardoor zijn e-mails voor iedereen toegankelijk.
  • Informatie zit niet meer in persoonlijke mailboxen.
  • Informatie kan middels rechten beperkt toegankelijk gemaakt worden.
  • Informatie kan eenvoudig gedeeld worden met andere personen.
  • Werkzaamheden en todo’s kunnen eenvoudig overgenomen worden.
  • Je beschikt te allen tijde over een volledige historie.
  • Alle acties worden geregistreerd en zijn voor iedereen beschikbaar.

Altijd en overal toegankelijk

  • Overal toegang tot je e-mail, contacten, to-do’s en agenda.
  • Doordat alles gekoppeld is hoef je nooit meer tussen systemen te switchen.
  • Alle werkzaamheden gestructureerd en overzichtelijk in één systeem.
  • Automatisch workflows starten op het moment dat dat nodig is.
  • Workflow Platform dwingt om na te denken over de processen.
  • Flexibel inrichten van processen.

Verbeterde efficiëntie

  • Betere prioritering.
  • CC’s en BCC’s zijn definitief verleden tijd.
  • Informatie kan eenvoudig gefilterd worden.
  • Geen enkel detail of informatie gaat meer verloren.
  • Alle werkzaamheden zijn in één oogopslag direct inzichtelijk. Dit geeft een duidelijk inzicht in de werkdruk van jezelf of van een afdeling.
  • Capaciteit is beter te plannen.

Volg de Business Rules

  • Uitgaande e-mail is altijd conform de huisstijl.
  • Ieder bedrijfsproces loopt via een gestructureerde route. Hierdoor worden geen stappen, acties en informatie vergeten.
  • Het is mogelijk om externen (klanten, leveranciers, etc.) bij processen te betrekken.
Onze klanten over de Mail Template koppeling:

Er is bij ons geen enkele registratie van E-mails. Dit moet nu mooi geregistreerd gaan worden in Workflow4U zodat direct alle klantcontacten zichtbaar zijn in 1 systeem. - Rob Vink - Vink verf

Jouw persoonlijke aanbod

Iedere automatiseringswens is weer anders. Om je de beste prijs te geven hebben we wat meer informatie van je nodig. Klik op onderstaande knop, vul je gegevens in en we nemen spoedig contact met je op.

Wil je meer
weten?

Wil je zien of integreren en automatiseren echt zo gemakkelijk is als we zeggen? We laten het je graag binnen een kwartiertje zien. Wij staan voor je klaar om al je vragen te beantwoorden! Of download de brochure.

Mail Template 1

RPA Platform
One Tool, Countless Solutions

RPA Platform is een drag’n’drop oplossing voor procesautomatisering, onder te verdelen in 5 categorieën; Integratie & Synchronisatie, Documenten & Rapportages, Alerts & Notificaties en Workflows & Portalen. De Mail Template koppeling maakt deel uit van Integratie & Synchronisatie. BPA Server is altijd nodig om een integratie op te zetten.

Integratie & Synchronisatie

Integratie van applicaties, systemen en web-services middels een eenvoudig drag’n’drop platform.

Documenten & Rapportages

Bergen aan data automatisch in rapportages gieten en op een efficiënte manier distribueren.

Alerts & Notificaties

Automatisch en real-time notificaties en alerts ontvangen en verzenden waar en wanneer jij dit wil.

Web-based Workflows

Al je bedrijfsprocessen, hoe complex ze ook zijn, volledig zelf inrichten, uitvoeren en beheren.

Web-based Portalen

Creëer met Portal Platform eenvoudig web-based klant-, medewerkers- en leveranciersportalen.

Mail Template 2