Orbis blog

Waarom je je CRM-systeem wil integreren met je andere interne systemen

21 december, 2021

Waarom zou je je CRM integreren met je ERP? Het biedt vele voordelen. Neem alleen al het feit dat je zaken maar op één plek goed hoeft vast te leggen. Dat is vaak al lastig genoeg. Wanneer je handmatig gegevens moet verwerken in verschillende systemen is dat tijdrovend en foutgevoelig. Vervolgens wil je die gegevens ook graag weer inzien. Hoe handig is het dan dat je maar op één plek gegevens hoeft op te zoeken, en dit ook meteen compleet is? Je wil medewerkers niet onnodig belasten om uit meerdere systemen de juiste info te halen die nodig zijn om hun werk goed uit te kunnen oefenen.

Een CRM systeem geeft het totaalbeeld van een klant

CRM integratie is dé manier om verkoopvertegenwoordigers en klantenserviceteams in één oogopslag een volledig overzicht te bieden van elke klant binnen het CRM-systeem, inclusief kredietlimieten, openstaande posten, bestellingen en facturen, zonder tussen verschillende interne systemen te moeten wisselen. Je wil de tijd die medewerkers besteden aan het opvragen van klantinformatie in het boekhoud- en financiële systeem verminderen om de productiviteit te verbeteren.
Door te integreren met andere, on-premise of cloud, bedrijfssystemen kun je eenvoudig tijd en kosten verminderen die gepaard gaan met het handmatig overbrengen van gegevens van websites, portalen, platte bestanden, verkoopleads beheren en toewijzen en ervoor zorgen dat al je marketingtools worden gesynchroniseerd met je CRM-systeem. Het biedt de mogelijkheid om operationele processen te stroomlijnen, workflows te automatiseren, realtime bedrijfsmeldingen te ontvangen en de aanmaak en distributie van rapporten te automatiseren. Hierdoor kun je eenvoudig operationele kosten verlagen, werknemersprocessen stroomlijnen en geautomatiseerde bedrijfsprocessen snel aanpassen aan veranderende bedrijfsdoelstellingen.

Onze integratietools worden ontwikkeld om data te kunnen synchroniseren van én naar je CRM-systeem. Het volledige scala aan objecten in het CRM-systeem kan worden gebruikt, inclusief accounts, accountleads, afspraken, agenda’s, campagnes, contactpersonen, contracten, facturen, leads, kansen en producten. Een volledige lijst met objecten is te vinden op de technische informatie pagina’s van het betreffende CRM op onze website. Het bereik van objecten en de gegevens daarin wordt dynamisch opgehaald uit je installatie, zodat de op maat gemaakte wijzigingen in het CRM ook worden meegenomen.

Hoe CRM-integratie en BPA de verkoop- en marketingprestaties kunnen verbeteren

Met CRM-software kunnen bedrijven de volledige verkoop- en marketingmix beheren, zoals accounts en contacten, activiteiten, opportunitybeheer en campagnes, allemaal op één platform. Om het potentieel van CRM-software volledig te benutten, organisaties een 360-gradenoverzicht van activiteiten te bieden en voordelen te realiseren rond cashflow en flexibiliteit, moet CRM-software worden geïntegreerd met andere bedrijfssystemen.

BPA Platform kan CRM-software (Exact Synergy, HubSpot, Salesforce, Zoho, Microsoft Dynamics CRM, en nog veel meer) integreren met ERP-, boekhoud-, koerier-, eCommerce- of marketingsystemen om klantgegevens in realtime te synchroniseren, waardoor handmatige verwerking overbodig wordt en ervoor te zorgen dat elk systeem over nauwkeurige, actuele informatie beschikt.

Alles wat met nieuwe productinformatie, prijswijzigingen, voorraadbeschikbaarheid en het opzetten van nieuwe leveranciers te maken heeft, gebeurt meestal in een ERP- of magazijnbeheersysteem. Al deze informatie kan automatisch worden geüpload naar de managementsoftware voor het verkoopteam of het CRM-systeem, waardoor het verkooppersoneel alleen in dat systeem hoeft te werken in plaats van tussen systemen te moeten schakelen.

Factuurgegevens en volgnummers kunnen ook na voltooiing van de bestelling uit het magazijn worden gehaald en in een CRM-systeem worden geüpload, zodat het verkoopteam een beter beeld heeft van wat er is gefactureerd en verzonden.

Boekhoud- en ERP-software zal nuttige financiële gegevens bevatten die door de verkoop- en marketingteams kunnen worden gebruikt: welke facturen openstaan, verkoop- en aankoopgeschiedenis, gemiddelde dagen om te betalen enz. Deze informatie moet in een CRM-systeem worden gepusht, zodat ze volledige zichtbaar zijn om nieuwe of bestaande klanten te beoordelen.

BPA Platform kan worden gebruikt om workflows te automatiseren op basis van deze gegevens (factuur is nu te laat = vervolggesprek, factuur is betaald = bedankt telefoontje) door deze op te halen uit de boekhoud- of ERP-software en deze automatisch in het CRM-systeem te plaatsen.

CRM-integratie met marketingapplicaties

De meeste CRM-systemen bevatten een breed scala aan verkoop- en marketingfuncties om zakelijke campagnes en strategieën te stimuleren. Veel bedrijven gebruiken echter graag speciale marketingapplicaties zoals bijvoorbeeld HubSpot en MailChimp om hun campagnes te beheren.

Omdat veel organisaties klant- en prospectinformatie in CRM-systemen bijwerken, wil een marketingteam dat een speciale applicatie gebruikt, die informatie in deze tools laten pushen, zodat ze het meest nauwkeurige registratiesysteem voor hun campagnes hebben. Tevens zou het mooi zijn als alle leads die binnen de marketingtoepassing worden gegenereerd, worden gedeeld met het CRM-systeem. Wanneer een zakelijke lead een pagina op een website bezoekt, een beurs bijwoont of een whitepaper downloadt, wordt de actie vaak vastgelegd in de marketingapplicatie. Deze informatie is van groot belang voor het verkoopteam of de accountmanager en daarom moet er een systeem zijn om hen automatisch op de hoogte te stellen en om het CRM-systeem te kunnen updaten. Dit kan goed met workflow software.
Daarnaast is het voor organisaties wettelijk verplicht om afmeldingen voor e-mailcampagnes te verwerken. Elk systeem zal daarom met deze verzoeken moeten worden bijgewerkt.

BPA Platform kan deze applicaties eenvoudig integreren en vervolgens automatisch marketinglijsten maken of bijwerken, gegenereerde leads importeren, uitschrijvingen en harde bounces van e-mailcampagnes verwerken, of handmatig campagnerapporten maken en verzenden voor analyse.

Door het CRM-systeem te integreren met alle andere bedrijfstoepassingen, is het niet meer nodig om handmatig gegevens van klanten, prospects en leads in verschillende systemen opnieuw in te voeren. Dit zal de nauwkeurigheid van gegevens verbeteren en commerciële prestaties te stimuleren.

Veelvoorkomende integratiescenario’s die vaak worden geïmplementeerd met RPA Platform voor CRM

1: CRM – ERP integratie: synchroniseer automatisch nieuwe en bestaande accounts, contacten, producten, prijslijsten, offertes, verkooporders, facturen enzovoorts tussen je CRM en ERP-systemen, bijvoorbeeld tussen HubSpot, Salesforce, Exact Synergy of Dynamics CRM en Exact Globe, Exact Online, SAP Business One, Visma of Unit4.

2: CRM – eCommerce integratie: automatiseer de synchronisatie van klanten, klantupdates, bestellingen en orderafhandeling tussen je CRM en je eCommerce platform, bijvoorbeeld tussen HubSpot, Salesforce, Exact Synergy of Dynamics CRM en Magento, WooCommerce, Shopify, Bol.com of Amazon.

3: CRM – Marketing integratie: Integratie van e-mailmarketing in je CRM. Automatiseer de synchronisatie van lijsten met contactpersonen en aan- en afmeldingen voor campagnes of automatiseer de creatie en distributie van campagnes op basis van database-acties, bijvoorbeeld voor langzaam bewegende voorraden tussen je CRM en e-mailmarketingsoftware, zoals Mailchimp of HubSpot.

4: CRM – branchespecifieke integratie. Integratie met een branchespecifiek of op maat gemaakt systeem of applicatie.

5: CRM – Workflow integratie. Neem je CRM-gebruikers op in Workflow Platform voor werkstroomprocessen. Deel informatie met je collega’s en monitor al je kritische processen vanuit je persoonlijke cockpit. Plan automatisch follow-upactiviteiten zoals cross-selling en upsell-mogelijkheden voor relevante verkoop- / accountmanager.

Commerciële voordelen van het integreren van je CRM met RPA Platform

  • Handmatige, repeterende en tijdrovende gegevensinvoer is voorgoed verleden tijd.
  • Uitroeien van fouten bij het handmatig invoeren van gegevens.
  • Informatie altijd en overal in al je systemen up-to-date zonder handmatige en dubbele invoer.
  • Verhoog de productiviteit van medewerkers en de output van het bedrijf.
  • Verlaag de operationele kosten.
  • Reduceer de ontwikkeltijden en kosten voor maatwerk aanzienlijk.
  • Mogelijkheid om geautomatiseerde bedrijfsprocessen snel aan te passen aan veranderende zakelijke vereisten.
  • Je hebt geen technische kennis nodig.

One tool, Countless Solutions

Orbis Software biedt met het innovatieve RPA Platform de oplossing voor al je vraagstukken omtrent integratie en procesautomatisering. Zonder maatwerk of codeerkennis integreer je vrijwel ieder gewenst systeem, softwarepakket of applicatie met elkaar middels drag’n’drop. Denk aan ERP-systemen, CRM-systemen, webshops, marketplaces, koeriersdiensten, marketingtools en nog veel meer. De standaard beschikbare Documenten- en Rapportagesoplossing is er voor je interne rapportages en met de Alerts & Notificaties functionaliteit zorg je ervoor dat je altijd, overal en real-time op de hoogte blijft van kritische bedrijfsprocessen. Met de web-based Workflows kun je al je bedrijfsprocessen, hoe complex ze ook zijn, volledig zelf inrichten, uitvoeren en beheren en de web-based Portalen zorgen voor een soepele uitwisseling van informatie zowel intern als extern. Ontdek hoe Orbis Software ook jouw organisatie kan helpen door prestaties te verbeteren, efficiëntie te verhogen en kosten te besparen.

Je hebt zojuist een artikel gelezen in de categorie Blogs | Integratie & Synchronisatie | Marketing | Retail- Detailhandel | Verkoop. Maandelijks publiceren we diverse blogs & ebooks. Wil je niets missen van alle nieuws dat we je willen vertellen? Volg ons dan op LinkedIn! Op onze website vindt je meer blogs & ebooks over Integratie & Synchronisatie, Documenten & Rapportages en Alerts & Notificaties.

Heb je een vraag?

Ons support- en salesteam staat voor je klaar.

Waarom je je CRM systeem wil integreren met je andere interne systemen 1