Orbis blog

Verbeter je informatievoorziening met informatieve bedrijfsalerts en notificaties

1 september, 2021

Informatievoorziening speelt een grote en belangrijke rol in ons persoonlijke leven, maar het krijgt ook een steeds belangrijkere en grotere rol in het bedrijfsleven. Het heeft veel invloed op zowel besluitvorming en de uitkomst van handelingen en processen. Het voorzien van informatie is een zeer belangrijk hulpmiddel voor de werknemers, maar ook zeker voor externe stakeholders zoals klanten, leveranciers of partners.

Waarom is een goede informatievoorziening zo belangrijk?

Zowel werknemers als hoger management verwachten, en hebben, real-time accurate informatie nodig om hun besluiten ergens op te kunnen baseren, gewoonweg hun werk te doen en te reageren op eventuele veranderingen binnen processen en andere gebeurtenissen. Klanten hebben ook profijt van real-time informatie, dit helpt ze namelijk ook in het maken van een aankoopbeslissing.

Met de huidige IT infrastructuur van organisaties met ieder haar eigen informatie is het essentieel voor het succes van ieder bedrijf dat deze informatie accuraat en efficiënt opgehaald én gedistribueerd wordt. Zolang de juiste informatie niet gedeeld kan worden, kan deze informatie net zo goed niet bestaan.

Klanten, medewerkers, en andere stakeholder verwachten de juiste informatie, foutloos, in real time en op het juiste moment.

Het probleem dat in het huidige bedrijfsleven nog vaak voorkomt is dat de distributie van deze informatie vaak nog handmatig gebeurt en daarmee dus foutgevoelig en tijdrovend is. Ten eerste is informatie vaak moeilijk te vinden in de diverse interne systemen die organisaties tegenwoordig gebruiken. Daarbij komt het handmatig monitoren van data en processen waarbij ook nog handmatig updates moeten worden geschreven en verstuurd naar medewerkers, klanten of andere stakeholders.

Geautomatiseerde alerts en notificaties die kritische bedrijfsprocessen continu monitoren zijn voor veel organisaties de oplossing om de distributie van deze informatie te verbeteren.

Door het inzetten van geautomatiseerde alerts en notificaties wordt het hele proces van monitoring van data, kritische processen en de juistheid van deze informatie volledig geautomatiseerd. Elimineer tijdrovende, foutgevoelige en repetitieve handelingen. Ben altijd up-to-date en zorg dat real-time de belangrijkste informatie met de relevante eindgebruiker(s) wordt gedeeld.

Welke soorten alerts en notificaties kunnen geautomatiseerd worden?

Het automatiseren van datamonitoring en de distributie van alerts en notificaties kan de handmatige, tijdrovende en foutgevoelige taak om de juiste informatie bij de juiste eindgebruiker(s) te krijgen tot nul reduceren. Hieronder een paar voorbeelden van het soort informatieve alerts en notificaties die kunnen worden geautomatiseerd:
Sales:

  • Notificatie wanneer een klant een bepaalde tijd niets meer heeft gekocht
  • Klantnotificaties met betrekking tot aanbiedingen en producten die weer op voorraad zijn
Marketing:

  • Informeren wanneer campagnestatistieken afwijken.
  • Monitoren van de activiteiten van telemarketing en de succes percentages
Logistiek en operationeel:

  • Waarschuwing dat de voorraden onder een bepaald niveau zijn gekomen en dat er weer nieuwe producten moeten worden besteld
  • Alert dat eerder bestelde producten weer op voorraad zijn.
Customer Service:

  • Automatisch versturen van orderstatus updates.
  • Automatisch versturen van orderbevestigingen en leveringsnotificaties
Finance:

  • Waarschuwen wanneer een klant niet op tijd heeft betaald.
  • Een alert wanneer een betaling is ontvangen
Human Resources:

  • Reminders voor het invullen van timesheets
  • Informatie over vakanties en ziekmeldingen

Notificaties en alerts integreren in je bedrijfssystemen

Marketing: BPA Server kan eenvoudig geïntegreerd worden met een CRM- of sales systeem en gebruikt worden om automatisch marketinguitingen zoals aanbiedingen, coupons of informatie over nieuwe producten en services te delen met klanten.

Logistiek: BPA Server kan eenvoudig en dynamisch interne systemen monitoren en automatisch een e-mail of een SMS notificatie versturen naar klanten met het bericht: “Uw goederen zijn onderweg” met daarbij een tijdsbestek waarin de goederen worden afgeleverd.

Service Management: Wanneer een serviceopdracht door uw bedrijf is ontvangen en in uw systeem is ingevoerd, kan het BPA-platform de informatie automatisch verzamelen en vervolgens een waarschuwing sturen, per e-mail of sms, naar de relevante technicus of een extern bedrijf. De waarschuwing kan details van de opdrachtaanvraag bevatten, inclusief problemen en benodigde onderdelen, evenals de locatie van de opdracht en de datum en tijd waarop deze is gepland.

Geïntegreerd in 4 stappen

Orbis Software’s BPA Server maakt het heel gemakkelijk om informatieve alerts en notificaties te automatiseren, dankzij de innovatieve drag’n’drop functionaliteit en simpele integratieoplossingen. De notificaties kunnen real-time verstuurd en ontvangen worden door medewerkers, leveranciers of klanten, via e-mail of SMS en dit 24/7, 365 dagen per jaar.

Het instellen van deze alerts en notificaties bestaat uit vier simpele stappen.

Stap 1: Allereerst zijn er een aantal opties voor een triggerpunt waar uit gekozen moet worden, zoals een trigger op basis van tijd, een grote verandering binnen een proces of andere specifieke triggers.

Stap 2: Is een van deze triggers afgegaan, dan wordt de geassocieerde data opgehaald om deze te gebruiken in de output content.

Stap 3: De data wordt geformatteerd naar de best leesbare presentatie.

Stap 4: Als laatste kiest u gemakkelijk hoe de notificaties gedeeld moeten worden en met wie deze gedeeld moeten worden.

Conclusie

Het automatiseren van informatieve alerts en notificaties is een simpel proces om te implementeren. Vrijwel ieder bedrijfssysteem heeft met een integratie met BPA Server direct toegang tot het automatiseren van kritische alerts en notificaties. Wat betekent: verbetering van bedrijfsvoering, customer service en uiteindelijk ook een 100% visualisatie van informatie verzorgen voor een efficiëntere besluitvorming. Daarbij worden handmatige, saaie en foutgevoelige handelingen bij medewerkers weggenomen zodat zij tijd overhouden voor belangrijkere werkzaamheden.

Orbis Software biedt u met RPA Platform alerts & notificaties module de mogelijkheid om 24/7, 365 dagen per jaar automatisch e-mail- en sms-berichten te verspreiden.

One tool, Countless Solutions

Orbis Software biedt met het innovatieve RPA Platform de oplossing voor al je vraagstukken omtrent integratie en procesautomatisering. Zonder maatwerk of codeerkennis integreer je vrijwel ieder gewenst systeem, softwarepakket of applicatie met elkaar middels drag’n’drop. Denk aan ERP-systemen, CRM-systemen, webshops, marketplaces, koeriersdiensten, marketingtools en nog veel meer. De standaard beschikbare Documenten- en Rapportagesoplossing is er voor je interne rapportages en met de Alerts & Notificaties functionaliteit zorg je ervoor dat je altijd, overal en real-time op de hoogte blijft van kritische bedrijfsprocessen. Met de web-based Workflows kun je al je bedrijfsprocessen, hoe complex ze ook zijn, volledig zelf inrichten, uitvoeren en beheren en de web-based Portalen zorgen voor een soepele uitwisseling van informatie zowel intern als extern. Ontdek hoe Orbis Software ook jouw organisatie kan helpen door prestaties te verbeteren, efficiëntie te verhogen en kosten te besparen.

Je hebt zojuist een artikel gelezen in de categorie Blogs | Alerts & Notificaties. Maandelijks publiceren we diverse blogs & ebooks. Wil je niets missen van alle nieuws dat we je willen vertellen? Volg ons dan op LinkedIn! Op onze website vindt je meer blogs & ebooks over Integratie & Synchronisatie, Documenten & Rapportages en Alerts & Notificaties.

Heb je een vraag?

Ons support- en salesteam staat voor je klaar.

Verbeter je informatievoorziening met informatieve bedrijfsalerts en notificaties 1