Orbis blog

Wat is automatisering in financiën en boekhouding?

14 augustus, 2022
Automatisering in financiën en boekhouding is een belangrijke maatstaf voor zakelijk succes die je kunt bereiken door het verminderen van repetitieve administratieve taken. Zo zorg je ervoor dat gegevens consistent en foutloos zijn. Ongeacht de branchespecialisme of bedrijfsgrootte, zijn financiële en boekhoudprocessen een essentieel element van je bedrijf.

Een van de grootste oorzaken van een slechte cashflow is het ineffectieve beheer van essentiële processen en administratieve taken, vaak in de boekhouding en afdeling Financiën.

Cashflow stelt bedrijven in staat het hoofd boven water te houden en zorgt voor het kapitaal dat nodig is om leveranciers te betalen en te investeren in bedrijfskritische activa, zoals inventaris of nieuwe apparatuur. Als een afwijking verschijnt binnen een financieel en boekhoudproces kan dat een aanzienlijk effect hebben. Dit kan onder meer komen onder toezicht van regelgevers en, in het ergste scenario, gaat de organisatie onder curatele en buiten bedrijf.

De belangrijkste indicaties voor financiële automatisering

In veel gevallen wenden organisaties zich tot geautomatiseerde financiële processen wanneer ze vaststellen dat gegevens in meerdere bedrijfssystemen en databases worden bewaard. Dit betekent dat medewerkers gegevens uit verschillende gegevensbronnen moeten verzamelen en opnieuw moeten invoeren in een andere database of rapportage. Dit is een inefficiënt en foutgevoelig gebruik van de tijd en middelen van werknemers en brengt dit voor het bedrijf onnodige kosten met zich mee. Als u een aantal van de volgende pijnpunten herkent is het de moeite waard om de implementatie van automatiseringsoplossingen voor bedrijfsprocessen te onderzoeken die systemen, informatie en mensen bij elkaar kunnen brengen:
  • Regelmatig ontbrekende betalingen identificeren.
  • Klanten teveel of te weinig berekenen.
  • Verminderde productiviteit van werknemers door ontbrekende gegevens of door gegevens die in meerdere databases of spreadsheets worden bewaard.
  • Slechte en inconsistente rapportage aan het senior management, hetgeen resulteert in slechte besluitvorming en planning.
  • Omgaan met nieuwe en bestaande klanten met een slechte kredietgeschiedenis, waardoor het bedrijf financieel risico loopt door niet-betaling.

Wat zijn de voordelen van financiële automatisering?

Het implementeren van financiële automatiseringsoplossingen biedt de mogelijkheid om meerdere bedrijfsprocessen en procedures op elkaar af te stemmen en zo activiteiten te stroomlijnen en kosten te verlagen.

Automatisering in financiën verbindt uiteenlopende informatie zodat je bedrijf efficiënt draait en tegelijkertijd administratiekosten bespaart. Dit zal leiden tot verbeterde nauwkeurigheid van financiële gegevens, snellere verwerking van gegevens en verhoogde zichtbaarheid van gegevens. Het vermindert repetatieve, handmatige handelingen zoals kredietcontroles, onkostenmanagement, het maken van financiële rapportages, en het handmatig verwerken van gegevens in verschillende systemen. Het verbetert de consistentie van bedrijfsgegevens en processen. Dit helpt op zijn beurt weer om professionele relaties te onderhouden met handelspartners en klanten, wat het bedrijf vooruit helpt.

BPA Platform van Orbis biedt een eenvoudige drag and drop tool die bedrijfsprocessen automatiseert en integreert met je andere interne systemen.

Veelvoorkomende taken geautomatiseerd door BPA Platform

BPA Platform wordt over de hele wereld op grote schaal gebruikt om bedrijfsprocessen te automatiseren in elk type bedrijf. Enkele veelvoorkomende taken die kunnen worden geautomatiseerd door BPA Platform omvatten:
  • Waarschuw medewerkers wanneer belangrijke activiteiten plaatsvinden in financiële systemen:
    – Klanten ‘on hold’ worden gezet
    – Bestellingen wachten op handmatige vrijgave
    – Wijziging in kredietlimiet aangevraagd wordt
  • Verkopers informeren over dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse rapporten van:
    – Journaalboekingen
    – Intercompany
    – Checklist financiële afsluiting
    – Balansafstemming
  • Verspreid nieuws over ontvangen betalingen
    – Waarschuw directie over openstaande posten
    – Order-to-cash automatisering
    – Openstaande posten automatisch afdrukken
  • Telefonische opvolging gesprekken plannen
  • Waarschuwen voor niet-toegewezen facturen
  • Stuur een melding wanneer een factuur is toegewezen aan de verkeerde nominale code
  • Waarschuwen als goederen zijn verzonden, maar geen factuur is opgesteld
  • Maandoverzichten automatisch afdrukken / e-mailen
  • Uitvoeren en distribueren van belangrijke financiële rapporten
  • Vereenvoudig autorisatieprocessen zoals aankoop aanvragen en inkooporders
  • Automatisering van onkostenbeheer, b.v. boekhouding/ ERP-integratie met Exact of SAP
  • Geautomatiseerde, regelmatige kredietreferentie van klanten via diensten zoals Creditsafe
  • Publiceren van belangrijke statistieken naar SharePoint, ander bedrijf intranet, of verspreid ze via e-mail in populaire formaten zoals PDF en Excel
  • Herinneringen voor jaarlijkse aangiften zoals belasting en btw
  • ERP- en boekhoudsysteemintegratie, b.v. Exact, Unit4, Visma, SAP Business One, Syspro, MS Dynamics etc.

One tool, Countless Solutions

Orbis Software biedt met het innovatieve RPA Platform de oplossing voor al je vraagstukken omtrent integratie en procesautomatisering. Zonder maatwerk of codeerkennis integreer je vrijwel ieder gewenst systeem, softwarepakket of applicatie met elkaar middels drag’n’drop. Denk aan ERP-systemen, CRM-systemen, webshops, marketplaces, koeriersdiensten, marketingtools en nog veel meer. De standaard beschikbare Documenten- en Rapportagesoplossing is er voor je interne rapportages en met de Alerts & Notificaties functionaliteit zorg je ervoor dat je altijd, overal en real-time op de hoogte blijft van kritische bedrijfsprocessen. Met de web-based Workflows kun je al je bedrijfsprocessen, hoe complex ze ook zijn, volledig zelf inrichten, uitvoeren en beheren en de web-based Portalen zorgen voor een soepele uitwisseling van informatie zowel intern als extern. Ontdek hoe Orbis Software ook jouw organisatie kan helpen door prestaties te verbeteren, efficiëntie te verhogen en kosten te besparen.

Je hebt zojuist een artikel gelezen in de categorie Blogs | Boekhouding & Financiën | ERP | Integratie & Synchronisatie. Maandelijks publiceren we diverse blogs & ebooks. Wil je niets missen van alle nieuws dat we je willen vertellen? Volg ons dan op LinkedIn! Op onze website vindt je meer blogs & ebooks over Integratie & Synchronisatie, Documenten & Rapportages en Alerts & Notificaties.

Heb je een vraag?

Ons support- en salesteam staat voor je klaar.

Wat is automatisering in financiën en boekhouding? 1