Je cashflow verbeteren door het automatiseren van kredietbeheer

Cashflow is de levensader van elk bedrijf. Het stelt bedrijven in staat het hoofd boven water te houden en verschaft het kapitaal dat nodig is om leveranciers te betalen en te investeren in benodigde activa, zoals nieuwe apparatuur en inventaris. Eventuele onderbrekingen of afwijkingen kunnen een aanzienlijk effect hebben - in het ergste geval kan het bedrijf onder curatele komen te staan en failliet gaan.

Vaak gaat het om bedrijven die op papier een goede omzet hebben. Het gebeurt keer op keer: ofwel omdat ze simpelweg hun cashflow niet beheren, ofwel, soms buiten hun schuld, doordat een ander bedrijf niet betaalt of failliet gaat met schulden.

Als de uitgaande betalingen, zoals huur, lonen en productie, zwaarder wegen dan de inkomsten, dan zal er een probleem ontstaan met de cashflow. Het is simpele wiskunde. Het is daarom essentieel om de cashflow in de gaten te houden voordat het te laat is.

Een van de grootste oorzaken van een slechte cashflow is een ineffectief kredietbeheer. Teams voor kredietbeheer zorgen ervoor dat processen en procedures worden nageleefd, zodat de cashflow consistent blijft en de kosten van schuldinvordering worden verlaagd. Dit is echter een tijdrovend, foutgevoelig en kostbaar proces. Factoren zoals de afwezigheid van personeel, het verkoopteam dat druk uitoefent om meer te verkopen aan een klant en klanten die de tijd van accountmanagers opslokken, kunnen allemaal de naleving van procedures belemmeren en een gebrek aan consistentie veroorzaken.

Zodra een account is aangemaakt, moet je deze voortdurend bewaken en evalueren. Ondanks dat het verkoopteam denkt dat een klant belangrijk is vanwege de inkomsten, hoeft het niet echt een winstgevende account te zijn. Ironisch genoeg zul je merken dat enkele van je grotere accounts juist de hoofdpijn dossiers zijn. Heeft de klant een slechte betalingsgeschiedenis? Moet je constant achter de betalingen aan?

De sleutel tot een gezonde cashflow is het consequent handhaven van je kredietbeheer processen. Het opstarten van een kredietbeheersysteem hoeft niet moeilijk te zijn, maar het is van essentieel belang om een aantal procedures op te zetten. De basisprincipes zijn onder andere het instellen van duidelijke kredietlimieten en betalingstermijnen voor je klanten, het snel verzenden van facturen en het stelselmatig opvolgen van alle vervallen posten. Je moet continu op de hoogte zijn van klantbetalingen en snel stoppen met het bieden van krediet aan wanbetalers.

Bedrijven zijn nog te vaak afhankelijk van werknemers die handmatig de invorderingsfasen van schulden doorlopen, hetgeen extreem tijdrovend en kostbaar kan zijn voor kleine en middelgrote ondernemingen. Dus wenden kredietbeheerprofessionals zich tot de technologie voor bedrijfsproces automatisering om de last van administratieve procedures te verlichten en een consistente en professionele relatie met handelspartners en klanten te onderhouden.

De automatisering van kredietbeheerprocessen kan een aanzienlijk voordeel bieden ten opzichte van handmatige handelingen. Het BPA-platform van Orbis Software zorgt niet alleen voor een nauwkeurig en tijdige opvolging van openstaande posten, het kan ook helpen bij het automatisch op de hoogte stellen van de juiste medewerkers van op handen zijnde gebeurtenissen en belangrijke datums.

Je moet van meet af aan weten of een klant kredietwaardig is. Je kunt je blootstelling aan dubieuze debiteuren verminderen door deze informatie te verzamelen bij kredietcheck bedrijven of andere waardevolle gegevensbronnen, zodat je beslissingen over kredietlimieten gebaseerd zijn op de allerlaatste beschikbare informatie over een bedrijf. Deze handmatige controles kosten tijd, zowel initieel als naarmate de relatie zich ontwikkelt.

Met het BPA-platform van Orbis Software is het echter mogelijk om je financiële software te integreren met online datadiensten.

De oplossing kan dagelijks een taak uitvoeren op zoek naar facturen die zijn verzonden, hoe oud ze zijn en de betalingsstatus. Afhankelijk van de relevante combinaties kunnen dan automatisch verschillende Crystal Reports- en Microsoft Word-documenten worden gegenereerd. Op het juiste moment kan er automatisch een email naar de klant worden gestuurd, waarin hij wordt geïnformeerd dat de betaling op korte termijn moet plaatsvinden. Als de rekening niet wordt betaald, kan een reeks herinneringen worden verzonden om de betaling na te jagen. Op een bepaald moment, als de rekening nog steeds niet is vereffend, wordt er een e-mailwaarschuwing verzonden naar de afdeling oude schulden. Het incasso bureau kan ook worden gemaild, wat hen de kans geeft om mee te doen en zelfs het probleem op te lossen.

Het blokkeren van het account van een klant, strategisch of niet, is een belangrijke beslissing die moet worden genomen en het is onwaarschijnlijk dat dit uitsluitend door de kredietcontroller wordt beslist. Ook is het zo dat het monitoren welke klanten geblokkeerd moeten worden een flinke administratieve taak kan zijn.

Door gebruik te maken van automatisering, workflow en integratie kan een beslissing om een account te blokkeren automatisch naar andere beslissers worden gestuurd voor autorisatie, afwijzing of aanvullingen. Bovendien kan de genomen beslissing worden toegepast op je financiële, ERP- of CRM-software of worden gemaild naar andere medewerkers.

Het is hoogst onwaarschijnlijk dat oude debiteuren van de ene op de andere dag zullen verdwijnen, wat betekent dat de uitdaging voor financieel directeuren moet zijn om de problemen en kosten te verminderen die gepaard gaan met het incasseren van schulden. Het automatiseren van kredietbeheerprocessen kan ervoor zorgen dat bedrijfsregels worden gehandhaafd, er een eind wordt gemaakt aan fouten van medewerkers, dat facturen minder lang openstaan en de cashflow sterk en consistent is. Het zal ook financiële teams ontlasten van repetitieve administratie.

Je hebt zojuist een artikel gelezen in de categorie Blogs | Boekhouding & Financiën | ERP | Integratie & Synchronisatie | Overige. Maandelijks publiceren we diverse blogs & ebooks. Wil je niets missen van alle nieuws dat we je willen vertellen? Volg ons dan op LinkedIn! Op onze website vindt je meer blogs & ebooks over Integratie & Synchronisatie, Documenten & Rapportages en Alerts & Notificaties.