Mail Template

Ga efficiënter om met e-mail!

Aan het huidige gebruik van e-mail binnen organisaties kleven onnodig veel risico’s en nadelen. Mail Template biedt juist dat ontbrekende puzzelstukje in de zoektocht naar een gestructureerde e-mailomgeving. Mail Template is onderdeel van Workflow Platform.

Mail Template - Workflow Platform
Mail Template - Workflow Platform
Mail Template - Workflow Platform

Eén omgeving waarin al het e-mailverkeer wordt gecentraliseerd

Geen enkel detail gaat verloren

In Mail Template komt e-mail niet langer binnen in iemand zijn persoonlijke mailbox, maar in 1 centraal systeem. Dit systeem is zo ingericht dat e-mail nog steeds persoonlijk en afgeschermd kan blijven, maar veel eenvoudiger te delen valt met andere medewerkers of groepen. E-mail conversaties kunnen ook eenvoudiger aan een ander persoon worden toegewezen. Geen CC of BCC meer! Geen Forwards meer! Conversaties worden netjes samengevat in één werkstroom… Mail Template biedt één omgeving waarin al het e-mailverkeer wordt gecentraliseerd. Zo gaat geen enkel detail meer verloren.

      Centraal registreren en afhandelen van informatie
      Werkzaamheden zijn eenvoudig overdraagbaar
      Betere prioritering en capaciteitplanning
      Gegevens worden automatisch gesynchroniseerd

Het ontbrekende puzzelstukje in de zoektocht naar een gestructureerde e-mailomgeving

Het nieuwe e-mail

Mail Template biedt 1 centraal systeem

In Mail Template komt e-mail niet langer binnen in iemand zijn persoonlijke mailbox, maar in 1 centraal systeem. Dit systeem is zo ingericht dat e-mail nog steeds persoonlijk en afgeschermd kan blijven, maar veel eenvoudiger te delen valt met andere medewerkers of groepen.

Werkzaamheden staan centraal en gestructureerd

E-mail conversaties kunnen ook eenvoudiger aan een ander persoon worden toegewezen. Geen CC of BCC meer! Geen Forwards meer! Weg met mappen, kleuren, vlaggetjes, etc. Conversaties worden netjes samengevat in één werkstroom… Door data te centraliseren gaat geen enkel detail meer verloren.

Alles wordt geregistreerd op relatie

Alle binnenkomende e-mail wordt automatisch aan een relatie en contactpersoon gekoppeld. Zo blijft informatie overzichtelijk en eenvoudiger te raadplegen. Ook uitgaande e-mail kan gekoppeld worden aan een relatie en contactersoon.

Mail Template

Eén centrale omgeving

De cijfers liegen er niet om

Onderzoeken laten zien dat het echt anders moet

Het huidige gebruik van e-mail kost een organisatie onnodig veel tijd en geld. De gemiddelde medewerker spendeert bijna 30% van zijn werktijd aan het lezen, sorteren, archiveren, antwoorden en deleten van e-mail. Dat zijn maar liefst 13 weken per jaar! En dan hebben we het nog niet over de hoeveelheid stress die wordt veroorzaakt door overvolle e-mailboxen. Het belemmert de ontwikkeling en omzetgroei aanzienlijk. Tijd voor een oplossing!

  • Meer dan 13% van alle e-mails zijn irrelevant en doelloos. 13% 13%
  • Bijna 30% van onze werktijd spenderen we aan het lezen, sorteren, archiveren, antwoorden en deleten van e-mail. 30% 30%
  • Het gebruik van e-mail is een hoge kostenpost binnen organisaties. 50% 50%
  • We zijn gemiddeld 3/4 werkdag aan focus en kostbaar tijdsverlies per week kwijt. 75% 75%
  • Meer dan 80% van de medewerkers houdt het tempo van inkomende e-mail niet bij. 80% 80%

Laat e-mail een integraal onderdeel van je informatiesysteem zijn

Houdt informatie centraal

  • Alles wordt geregistreerd op relatie. Daardoor zijn e-mails voor iedereen toegankelijk.
  • Informatie zit niet meer in persoonlijke mailboxen.
  • Informatie kan middels rechten beperkt toegankelijk gemaakt worden.
  • Informatie kan eenvoudig gedeeld worden met andere personen.
  • Werkzaamheden en todo's kunnen eenvoudig overgenomen worden.
  • Je beschikt te allen tijde over een volledige historie.
  • Alle acties worden geregistreerd en zijn voor iedereen beschikbaar.

Altijd en overal toegankelijk

  • Overal toegang tot je e-mail, contacten, to-do's en agenda.
  • Doordat alles gekoppeld is hoef je nooit meer tussen systemen te switchen.
  • Alle werkzaamheden gestructureerd en overzichtelijk in één systeem.
  • Automatisch workflows starten op het moment dat dat nodig is.
  • Workflow Platform dwingt om na te denken over de processen.
  • Flexibel inrichten van processen.

Verbeterde efficiëntie

  • Betere prioritering.
  • CC's en BCC's zijn definitief verleden tijd.
  • Informatie kan eenvoudig gefilterd worden.
  • Geen enkel detail of informatie gaat meer verloren.
  • Alle werkzaamheden zijn in één oogopslag direct inzichtelijk. Dit geeft een duidelijk inzicht in de werkdruk van jezelf of van een afdeling.
  • Capaciteit is beter te plannen.

Volg de Business Rules

  • Uitgaande e-mail is altijd conform de huisstijl.
  • Ieder bedrijfsproces loopt via een gestructureerde route. Hierdoor worden geen stappen, acties en informatie vergeten.
  • Het is mogelijk om externen (klanten, leveranciers, etc.) bij processen te betrekken.
Onze klanten over Workflow Platform:

Er is bij ons geen enkele registratie van E-mails. Dit moet nu mooi geregistreerd gaan worden in Workflow Platform zodat direct alle klantcontacten zichtbaar zijn in 1 systeem. - Rob Vink - Vink verf

Jouw persoonlijke aanbod

Iedere automatiseringswens is weer anders. Om je de beste prijs te geven hebben we wat meer informatie van je nodig. Klik op onderstaande knop, vul je gegevens in en we nemen spoedig contact met je op.

Wil je meer weten?

Wil je meer functies zien waar je van verstelt zult staan? Download de brochure voor meer uitleg, voorbeelden en mogelijkheden of vraag een webdemo aan en ervaar het zelf binnen een kwartiertje.

Veelgestelde vragen over online workflow oplossing

Wat zijn de minimale systeemeisen voor Workflow Platform?

SQL Server*: Minimaal SQL versie 2008 R2, aanbevolen SQL versie 2012 of hoger * Let op dat de authenticatie op "Mixed mode" ingesteld staat (dus (SQL Server authentication en Windows authentication)
IIS: Versie 7 of hoger
Microsoft .Net Framework: 4.5.2 of hoger geïnstalleerd en geregistreerd

RPA Platform
One Tool, Countless Solutions

RPA Platform is een drag'n'drop oplossing voor procesautomatisering, onder te verdelen in 5 categorieën; Integratie & Synchronisatie, Documenten & Rapportages, Alerts & Notificaties en Workflows & Portalen. BPA Platform is altijd nodig om een integratie op te zetten.

Orbis Software Integratie oplossingen
Sta je wel eens met je mond vol tanden?

Sta je wel eens met je mond vol tanden?

Mail Template registreert alle e-mail centraal in één systeem en koppelt deze automatisch aan de juiste relatie en interne afdeling. Dit systeem is zo ingericht dat e-mail nog steeds persoonlijk en afgeschermd kan blijven, maar veel eenvoudiger te delen is met andere medewerkers of groepen. Er kunnen diverse acties worden uitgezet zoals een terugbelverzoek of een todo. Hierdoor is alle informatie direct beschikbaar, zijn werkzaamheden inzichtelijk en kan er snel gereageerd worden vanuit één centraal systeem. Zo gaat geen enkel detail meer verloren.

Lees meer