Geautomatiseerd Product Informatie Systeem

Wat doet deze taak?

Op een website is het mogelijk om productinformatie aan te vragen. Deze taak haalt automatisch de gegevens uit een e-mail bericht, dat verstuurd wordt nadat een persoon zo'n informatieaanvraag heeft ingevuld. Vervolgens wordt in de klantendatabase getoetst of het een nieuwe of een bestaande relatie is. In het geval dat het een nieuwe relatie betreft wordt deze automatisch aan de klantendatabase toegevoegd. De gevraagde informatie wordt automatisch per e-mail aan de aanvrager verstuurd. Tevens wordt er een e-mail bericht of een SMS bericht verzonden aan de juiste verkoopmedewerker met de gegevens van de persoon die de productinformatie heeft aangevraagd.

Wat zijn de voordelen?

Door het automatiseren van dit proces worden o.a. de volgende voordelen behaald:

• Een real-time notificatie van de juiste verkoopmedewerker op het moment dat informatie wordt aangevraagd.

• Hogere klanttevredenheid door meteen te reageren op een een informatieaanvraag.

• Ontlasting van interne medewerkers (geen handmatige invoer van nieuwe relatie, geen informatie verzamelen en aan aanvragen sturen, geen contact met verkoopmedewerker, etc.)

Hoe is deze taak opgebouwd?

Deze taak is gebouwd door de volgende tools op het grafische "Taakblad" te slepen en te definiëren:

SMTP Deze "Event Tool" wordt gebruikt om de eerste "Step" te creëren in het proces. Deze stap start de taak op het moment dat er een e-mail bericht ontvangen wordt met een informatieaanvraag van de website.

Text Parser Deze "General Tool" wordt gebruikt om de gegevens van de aanvrager uit het e-mail bericht te halen.

Run VB Script Deze " Execute Tool" wordt gebruikt om te controleren of de aanvrager reeds bekend is. Is dit niet het geval dan wordt er automatisch een nieuwe record toegevoegd met de gegevens van de aanvrager. Indien gewenst wordt er automatisch een actie (workflow) geinitieerd.

Format As Text Deze "Format Tool" wordt gebruikt om een dynamisch tekstbericht samen te stellen dat automatisch teruggestuurd wordt naar de aanvrager.

Send Message (SMTP) Deze "Output Tool" wordt gebruikt automatisch een e-mail bericht te sturen aan de aanvrager. Er wordt een bijlage meegestuurd met de gevraagde productinformatie.

Decision Deze "General Tool" wordt gebruikt om vast te stellen of de verkoopmedewerker intern of extern werkzaam is.

Send SMS Deze "Output Tool" wordt gebruikt indien het resultaat van de vorige Step "extern" is. In dat geval ontvangt de verkoopmedewerker een SMS bericht met de gegevens van de aanvrager. Heeft de verkoopmedewerker toegang tot de database dan kan hij tevens de relatiekaart inzien.

Send Message (SMTP) Deze "Output Tool" wordt gebruikt indien het resultaat van de "Decision" Step "intern" is. De verkoopmedewerker ontvangt een e-mail bericht met de gegevens van de aanvrager en een eventuele hyperlink naar de relatiekaart in de database.