Een ogenblik geduld aub...
De website wordt geladen...
Twitter LinkedIn Vimeo YouTube Facebook
Debman4U
Automatisch Credit Management Systeem
DebMan4U gebruikt de nieuwste technieken om uw debiteurenbeheer eenvoudig, snel en vooral automatisch af te handelen. Automatisch versturen van rekeningoverzichten, aanmaningen, kopiefacturen en andere documenten. Incassotrajecten zijn naar eigen wens in te richten en een werkstroom vertelt u precies welke activiteiten u nog moet uitvoeren.
De oplossing: Debman4U
Uw debiteurenbeheer eenvoudig, snel en vooral automatisch af te handelen.
Met Debman4U maakt u gebruik van de nieuwste technieken om uw debiteurenbeheer eenvoudig, snel en vooral automatisch af te handelen. U kunt uw incassotrajecten volledig naar eigen wens inrichten. Rekeningoverzichten, aanmaningen, kopiefacturen en andere documenten worden zo veel mogelijk automatisch verstuurd. De werkstroom vertelt u precies welke activiteiten u nog moet uitvoeren. Debman4U is gemakkelijk in het gebruik, binnen 1 dag weet u precies hoe het werkt. Met Debman4U verbetert u niet alleen de efficiency maar ook uw klantrelaties!

Met de opkomst van het internet is de snelheid van onze zakelijke transacties enorm toegenomen. Dit vereist ook een grotere snelheid voor het incasseren van openstaande nota's. Het handmatig afdrukken en verzenden van betalingsherinneringen en aanmaningen uit uw ERP systeem is definitief achterhaald. Door deze documentenstroom automatisch af te handelen kunt u veel tijd en kosten besparen. U wilt echter niet dat een trouwe klant automatisch een herinnering krijgt wanneer hij een keer een dag te laat is met betalen. U wilt uw debiteurenbeheer dus zo veel mogelijk automatiseren waarbij u het proces flexibel naar eigen wens kunt inrichten.
Meer info?
Bezoek ook onze mediapagina voor meer video's
  • Koppelen met uw ERP systeem
  • Het definiëren van uw incasso trajecten
  • Eenmalig definiëren communicaties
  • Starten!
Meer info?
Stap 1
Koppelen met uw ERP systeem
Debman4U wordt middels een aantal standaard taken binnen Orbis TaskCentre® gekoppeld aan vrijwel ieder ERP systeem. Orbis TaskCentre® zorgt ervoor dat de gegevens uit uw ERP systeem automatisch gesynchroniseerd worden met Debman4U. Denk hierbij ondermeer aan uw debiteurgegevens, de contactpersonen en de actuele openstaande posten.
Stap 2
Het definiëren van uw incasso trajecten
Debman4u werkt met trajecten en activiteiten. Een traject is een verzameling van activiteiten die uitgevoerd worden om een openstaande post te incasseren. U kunt dus verschillende trajecten definiëren voor de verschillende debiteuren. Voor een goede en betrouwbare debiteur heeft u wellicht een ander traject dan bij een slecht betalende debiteur. U legt de verschillende trajecten (en de daarbij behorende activiteiten) eenmalig in Debman4U vast.
Stap 3
Eenmalig definiëren communicaties
DebMan4U verstuurt allerlei soorten documenten en berichten aan uw debiteuren. Dit gebeurt automatisch of wanneer u hiertoe opdracht geeft. U dient eenmalig binnen Debman4U uw documenten en berichten te definiëren. Denk hierbij aan rekeningoverzichten, aanmaningen, kopiefacturen of incassobrieven.
Stap 4
Starten!
Nadat u de inrichting heeft voltooid wordt de synchronisatie met uw ERP systeem gestart. Op dat moment wordt de database van Debman4U gevuld met de actuele situatie uit uw ERP systeem. Een Orbis taak zorgt er vervolgens voor dat op gezette tijden (1 x per dag, 1 x per uur, etc.) de database van Debman4U automatisch gesynchroniseerd wordt met uw ERP systeem. U kunt vervolgens aan de slag met uw debiteurenbeheer!
  • Activiteiten
  • Verschillende incassotrajecten
  • Overzichtelijke informatie
  • Versturen
  • Ouderdomsanalyse & Saldilijst
  • Medewerkers & Rollen
  • Werkstroom
  • Administraties
Meer info?
Activiteiten
De bouwstenen van een Incassotraject
Activiteiten zijn de afzonderlijke stappen die ondernomen worden om een openstaande post te incasseren. Zij vormen dus de bouwstenen van een incassotraject. Er zijn automatische activiteiten, die uitgevoerd worden door het systeem (Orbis TaskCentre®), maar ook handmatige activiteiten die door een medewerker uitgevoerd dienen te worden. Bij het definiëren van de verschillende activiteiten kunt u niet alleen aangeven hoe deze activiteit uitgevoerd dient te worden, maar u heeft ook de beschikking over vrije velden die u binnen deze activiteit kunt laten vullen.
Verschillende Incassotrajecten
Verschillende Incassotrajecten mogelijk
In een traject worden diverse activiteiten in de tijd ingepland en automatisch aan een openstaande post (dossier) toegekend. Binnen Debman4U kunnen verschillende trajecten gedefinieerd worden. Zo kunt u onderscheid maken tussen verschillende groepen debiteuren. Een goede debiteur wilt u wellicht anders benaderen dan een slecht betalende debiteur. Er is één "standaard" traject dat elke debiteur automatisch krijgt toegewezen, tenzij u aan een debiteur een ander traject heeft toegekend. Een traject bestaat uit meerdere automatische of handmatige activiteiten. Sommige handmatige activiteiten, zoals bijvoorbeeld een "Dispuut" of een "Aanvraag voor Creditnota", blokkeren het traject. Er worden géén verdere activiteiten meer uitgevoerd totdat deze "blokkerende" activiteiten gereed gemeld zijn.
Overzichtelijk informatie
Dossiers, alle documenten en activiteiten overzichtelijk bij elkaar
Een dossier wordt aangemaakt voor de oudste openstaande (vervallen) factuur van een debiteur. Alle documenten die door een activiteit aangemaakt en verstuurd worden zijn binnen het dossier terug te vinden. Ook extra (handmatige) activiteiten kunnen aan een dossier toegevoegd worden zoals een gespreksnotitie of een dispuut. Een dossier geeft u dus heel snel inzicht in alle activiteiten die reeds uitgevoerd zijn en alle activiteiten die in de toekomst nog uitgevoerd gaan worden.
Versturen
Eenvoudig versturen van documenten
Binnen Debman4U is het mogelijk om met één eenvoudige handeling documenten te versturen naar uw klant. Vraagt de klant om een kopiefactuur of wenst u hem een rekeningoverzicht toe te zenden? Dit kan heel eenvoudig per mail, fax of via de printer. Deze activiteit met het bijbehorende documenten wordt vervolgens weer binnen het dossier bewaard. Het daadwerkelijk genereren en versturen van de documenten wordt verzorgd door Orbis TaskCentre®.
Ouderdomsanalyse & Saldilijst
Totaaloverzichten per debiteur
De ouderdomsanalyse geeft het totaal openstaand bedrag weer van alle debiteuren in de tijd. De saldilijst geeft u een totaaloverzicht per debiteur van de openstaande en/of vervallen posten.
Medewerkers & Rollen
Activiteiten van medewerkers bepalen
Binnen Debman4U is het mogelijk om verschillende medewerkers aan te maken en deze aan een rol te koppelen. Deze rollen bepalen welke activiteiten een medewerker mag uitvoeren. Tevens kan een medewerker toegang hebben tot 1 of meerdere administraties waaraan Debman4U gekoppeld is. Ook is er een "Dynamische medewerker" binnen Debman4U. Dit is de accountmanager (vertegenwoordiger) van een debiteur. Wanneer er een nieuwe activiteit wordt aangemaakt voor de accountmanager, wordt deze automatisch aan de juiste medewerker gekoppeld.
Werkstroom
Overzicht van activiteiten per medewerker
Handmatige activiteiten worden toegekend aan een medewerker. Deze medewerker zal deze activiteit moeten uitvoeren en afhandelen. In zijn eigen werkstroom kan iedere medewerker precies zien welke activiteiten dit zijn. In één oogopslag ziet elke medewerker welke activiteiten reeds uitgevoerd hadden moeten zijn, of welke activiteiten in de toekomst uitgevoerd dienen te worden.
Administraties
Meerdere administraties binnen Debman4U mogelijk
Binnen Debman4U is het mogelijk om voor meerdere administraties het debiteurenbeheer te voeren. U kunt gemakkelijk de gewenste administratie selecteren of meerdere administraties verzamelen.
De klant aan het woord
Al vele klanten maken gebruik van Debman4U. Weten waarom en wat Debman4U voor u kan betekenen?
Klik dan op een van onderstaande Case Studies voor hun succesverhaal met Orbis TaskCentre en Debman4U.

Download Case Study
Zevenboom
"Zevenboom is de oplossingen van Orbis Software jaren geleden gaan inzetten. Wat begon met een paar simpele taken met Orbis TaskCentre, is nu enorm uitgebreid. Automatisch debiteurenbeheer met Debman4U werd al snel onderdeel van Zevenboom en later bouwde ze hun professionele webshop met Store4U van Orbis Software. Sinds kort is ook Workflow4U onderdeel van Zevenboom."
Gebruikte software: Orbis TaskCentre - Debman4U - Portal4U - Store4U - Workflow4U | Branche: Groothandel

Download Case Study
Technetix
"Technetix is marktleider op het gebied van breedband kabeltelevisie componenten en is leverancier van 1800 klanten in 67 landen. Met de honderd taken van Orbis Software die Technetix nu in gebruik heeft, kunnen veel werkprocessen geautomatiseerd worden. Met veel van deze taken, die door de Technetix groep wereldwijd worden gebruikt, worden groep gestructureerde processen gerealiseerd en geïntegreerd met 7 Exact databases."
Gebruikte software: Orbis TaskCentre - Debman4U - Portal4U | Branche: Groothandel

Download Case Study
Innotec
"Door het gebruik van Orbis TaskCentre hebben onze interne medewerkers steeds meer controle over de werkprocessen. Zo wordt er bijvoorbeeld naar alle vertegenwoordigers een overzicht van de openstaande posten van hun klanten gestuurd, zodat ze voor een bezoek weten wat de situatie is. Ook relatiegegevens die worden ingevoerd binnen Exact worden automatisch in de juiste opmaak geplaatst door Orbis TaskCentre."
Gebruikte software: Orbis TaskCentre - Debman4U - Ship4U | Branche: Productie - Groothandel

Download Case Study
VilaEtiketten
"Door de complexiteit en verscheidenheid van de productiesystemen en drukprocessen is het onmogelijk om alle processen tussen Etiket Nederland en Vila Etiketten samen te voegen. Daarentegen is juist de informatie-uitwisseling tussen beide bedrijven wel belangrijk. Orbis TaskCentre zorgt er dus niet alleen voor dat alle informatiestromen op een correcte manier beschikbaar zijn, maar juist ook dat bepaalde stromen gescheiden van elkaar blijven.
Gebruikte software: Orbis TaskCentre - Debman4U | Branche: Productie

Download Case Study
Doornbos
"Door het inzetten van Orbis TaskCentre kunnen wij nu op een eenvoudige manier aan elke opdracht een machine en een chauffeur koppelen. Op het moment dat de chauffeur gekoppeld wordt aan een opdracht dan is de rit gepland en ontvangt de chauffeur meteen op zijn PDA in de auto alle gegevens. We hebben nu een volledig inzicht in de lopende transporten."
Gebruikte software: Orbis TaskCentre - Debman4U | Branche: Verhuur

Download Case Study
TCK Sports Group
De TCK Sports Group gebruikt Orbis TaskCentre, Ship4U verzendlabels, Scan4U orderpicking, DebMan4U debiteurenbeheer en de Exact Integration Tools van Orbis Software Benelux. "Integratie is voor ons van groot belang om tegemoet te komen aan de toenemende snelheid van operationele processen", stelt Dirk. Al een tijd wordt Orbis TaskCentre ingezet om maatwerk EDI berichten van en naar klanten op een snelle, veilige en vooral automatische manier te verwerken. Dirk gebruikt hiervoor onder andere de 'Flat File Import' tool van Orbis TaskCentre.
Gebruikte software: Orbis TaskCentre - Debman4U - Ship4U - Scan4U | Branche: Sport - Logistiek

Download Case Study
Clou
"Gedurende het afgelopen jaar hebben we Orbis TaskCentre ingezet om de informatie in onze systemen toegankelijk te maken", aldus Math Meertens. "Het Sales dashboard dat door Orbis TaskCentre gegenereerd wordt geeft onze vertegenwoordigers alle middelen die zij nodig hebben om met een hoge mate van zelfstandigheid te kunnen functioneren. "Ik stel nu nog maar één eis aan onze sales medewerkers en deze is even helder als het dashboard: de omzetdoelstellingen dienen gerealiseerd te worden"
Gebruikte software: Orbis TaskCentre - Debman4U | Branche: Productie
Al vele klanten maken gebruik van de kracht en mogelijkheden van onze produceten
Meer informatie, een vrijblijvende demonstratie of een offerte op maat voor Debman4U?
LinkedIn Vimeo YouTube